- เทคนิคการส่งอีเมลอย่างมืออาชีพ -

เริ่มจากพื้นฐานที่ควรรู้

         อีเมล์ (E-mail) หรือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนใหญ่แล้วนิยมนำมาใช้ช่วยเหลือในด้านของธุรกิจ การติดต่อสื่อสาร รวมไปถึงการยื่นเอกสารขอสมัครงาน ซึ่งในฝ่ายที่จะหาคนทำงานอย่าง HR (ฝ่ายบุคคลหรือสรรหาว่าจ้าง) จะได้เห็น E-mail ของคุณและเอกสารสมัครงานที่แนบของคุณเป็นสิ่งเเรก เพื่อพิจารณาและตัดสินใจรับคุณเข้ามาสัมภาษณ์งาน

         ดังนั้น เพื่อให้การส่งอีเมล์ของคุณเป็นมืออาชีพมากขึ้น เราจึงมาบอกเคล็ดลับในการเขียนอีเมล์ เพื่อที่จะนำเสนอภาพลักษณ์ที่ดีของผู้เขียนในสายตาผู้รับ ดังนี้

1. ชื่อเรื่องควรระบุ

         ระบุให้ชัดเจนไปได้เลย ยกตัวอย่างเช่น หากเป็นการสมัครงาน ควรระบุว่า “ต้องการสมัครงานในตำแหน่ง……..” หากเป็นการส่งอีเมล์เพื่อขอรับพิจารณาการฝึกงาน ควรระบุว่า “ขอรับพิจารณาฝึกงานในตำแหน่ง……..” หรือ “สมัครฝึกงานตำแหน่ง……..”

2. อย่าฆ่าตัวตายด้วยชื่ออีเมล์แบบเด็กอมมือ

         การส่งอีเมล์ที่เป็นทางการ เราก็ควรใช้ชื่ออีเมล์ที่ทำให้เราดูน่าเชื่อถือและเป็นมืออาชีพ ซึ่งควรจะมี ชื่อ-นามสกุล ไม่ควรมีคำกุ๊กกิ๊กใดๆ ทั้งสิ้น

         ตัวอย่างที่ดีและน่าใช้ เช่น [email protected], [email protected] เป็นต้น (ในกรณีนี้จะเอาชื่อขึ้นก่อนก็ได้ หรือจะใช้ตัวแรกของนามสกุลขึ้นก่อนแล้วค่อยตามด้วยชื่อก็ได้เช่นกัน)

         ตัวอย่างที่ไม่น่าใช้ เช่น [email protected], [email protected] เป็นต้น (เจอแบบนี้อาจจะโดนคิดว่าเป็น Spam Mail โดยไม่รู้ตัว)

3. ทักทายดีมีชัยไปกว่าครึ่ง

         เริ่มต้นจากการเกริ่นแนะนำตัวก่อน แล้วบอกจุดประสงค์ในสิ่งที่เราต้องการจะสื่อสาร แล้วบอกว่าเราอยากจะสมัครงานตำแหน่งอะไร หรือจะฝึกงานตำแหน่งอะไร ถ้าเป็นการฝึกงานให้บอกช่วงเวลาของการฝึกงานให้ชัดเจนด้วย และปิดท้ายด้วยการกล่าวว่า “จึงเรียนมาเพื่อขอความกรุณา” แค่นี้ HR ก็อยากอ่านแล้ว

ตัวอย่างข้อความที่ดีและน่าใช้

4. ให้ความใส่ใจกับชื่อไฟล์แนบด้วย

         บางทีเราอาจไม่ค่อยใส่ใจกับการตั้งชื่อไฟล์แนบอย่างพวก Portfolio หรือ Resume เท่าไรนัก เพราะคิดว่ามันเป็นแค่ส่วนประกอบเล็กๆ ในการส่งอีเมล์ แต่รู้มั้ยว่าไฟล์แนบพวกนี้แหละมันค่อนข้างเด่นเวลาส่งอีเมล์ และ HR ก็มักจะเห็นเป็นลำดับแรกๆ ด้วยสิ ดังนั้นการตั้งชื่อที่ดี ก็คล้ายๆ กับการตั้งชื่ออีเมล์เลย ยกตัวอย่างเช่น Resume_wichai, Portfolio_wichai เป็นต้น

5. ตรวจสอบให้ดีก่อนส่ง

         เป็นสิ่งที่ต้องคำนึงถึงมากที่สุดก่อนที่จะกดส่ง เราควรอ่านทบทวนข้อความทั้งหมดอีกหนึ่งรอบก่อน เพื่อดูว่าพลาดส่วนสำคัญตรงไหนไปบ้าง รวมทั้งตรวจเช็คตัวสะกด หลักไวยากรณ์ต่างๆ จะได้ไม่ผิดพลาดและดูมีความเป็นมืออาชีพมากที่สุด ที่สำคัญเลยคือชื่ออีเมล์ของผู้รับนั้นถูกต้องแล้วหรือไม่ ไม่อย่างนั้นส่งไปถึงผิดคน ไม่ถึง HR ไม่รู้ด้วยนะจ๊ะ

         การส่งอีเมล์สมัครงานหรือขอฝึกงานอาจจะเป็นขั้นตอนสั้นๆ แต่ก็เป็นสิ่งที่สำคัญและไม่ควรละเลย เพื่อที่เราเองจะได้ไม่พลาดโอกาสดีๆ ไป

ขอขอบคุณ : englishlive.ef

น้องๆ คนไหนที่กำลังมองหาที่ฝึกงาน งานพาร์ทไทม์ หรืองานประจำสำหรับเด็กจบใหม่
เข้ามาสร้างเรซูเม่กันง่ายๆ และเลือกงานที่สนใจ ได้ที่ เด็กฝึกงาน.com

ส่วนบริษัทที่ต้องการหานักศึกษาเพื่อช่วยงานด่วน !!
เข้ามาลงประกาศงานสามารถติดต่อได้ที่ เด็กฝึกงาน.com